Ochrona sygnalistów

Zał. nr 1 do Uchwały Nr 1 z dnia 16 września 2024 r.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

z dnia 16 września 2024 r.
obowiązująca w spółce Społeczny Instytut Wydawniczy ZNAK Sp. z o.o.
ustanowiona na podstawie art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów

§ 1.Zakres zastosowania i istotne pojęcia

1.1.Zasady opisane w tym dokumencie stosuje się, jeżeli chcesz zgłosić uzasadnione podejrzenie naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w naszym przedsiębiorstwie, lub próbę ukrycia takiego naruszenia prawa (dalej określone jako „zgłoszenie naruszenia”.)
1.2.„Ty” lub „sygnalista” – osoba fizyczna dokonująca zgłoszenia naruszenia; sygnalistą może być w szczególności pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. na podstawie umowy cywilnoprawnej, takiej jak zlecenie czy dzieło), przedsiębiorca, prokurent lub członek zarządu, stażysta, praktykant lub wolontariusz, również przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w przedsiębiorstwie, lub na jego rzecz, lub już po ustaniu takiego stosunku pracy.
1.3.„My” lub „pracodawca” – spółka Społeczny Instytut Wydawniczy ZNAK sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000064794.
1.4.„Naruszenie prawa” – działanie lub zaniechanie, związane z naszym przedsiębiorstwem lub osobami w nim pracującymi, niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące, m.in.: korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wcześniej w tym punkcie; (pełen katalog przepisów znajduje się w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów).
1.5.„Działania następcze” – działania podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu naruszenia oraz w celu przeciwdziałania naruszeniom opisanym w tym zgłoszeniu; w ramach działań następczych weryfikujemy, czy informacje zawarte w zgłoszeniu są wiarygodne, podejmujemy starania, aby uniemożliwić dokonanie naruszenia prawa lub aby naruszenia nie pojawiały się w przyszłości, oraz ustalamy osoby odpowiedzialne za naruszenia i wyciągamy względem nich konsekwencje, podejmujemy starania, aby usunąć skutki dokonanych naruszeń.



§ 2. Cel zgłoszenia naruszenia prawa

2.1. Zgłoszenie naruszenia prawa zostaje dokonane w celu możliwości podjęcia przez Pracodawcę działań następczych.
2.2. Zgłoszenie musi opierać się na prawdziwych informacjach i dotyczyć naruszenia prawa opisanego w pkt 1.4 tego dokumentu.
2.3. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienie publiczne naruszenia prawa nie wyłącza, co do zasady, twojej odpowiedzialności, jeżeli brałeś udział w tym naruszeniu.
2.4. Możesz dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich (adres strony: bip.brpo.gov.pl) bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.



§ 3. Procedura zgłaszania naruszeń prawa

3.1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń jest upoważniony przez Zarząd pracownik działu Human Resources lub Działu Kadr. Aktualne dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej znajdują się w Folderze Administracyjnym w zasobach sieciowych Pracodawcy oraz na stronie: https://www.wydawnictwoznak.pl/ochrona-sygnalistow
3.2. Zgłoszenia możesz dokonać za pomocą:
  3.2.1. poczty elektronicznej, na adres: [email protected]
  3.2.2. telefonicznie na numer wskazany w folderze administracyjnym oraz stronie internetowej https://www.wydawnictwoznak.pl/ochrona-sygnalistow (rozmowy nie są nagrywane),
  3.2.3. osobiście w Dworku Łowczego (ul. Kościuszki 37, Kraków) w godzinach od 9 do 16 (po uprzednim umówieniu spotkania; spotkanie powinno się odbyć w ciągu 14 dni od pierwszego kontaktu).
3.3. W zgłoszeniu opisujesz, na czym polega naruszenie prawa, możesz podać dane osób, które według ciebie są zamieszane w sprawę lub mogą mieć na jej temat jakieś informacje. W zgłoszeniu podajesz swoje imię i nazwisko oraz możesz podać adres do kontaktu (adres poczty elektronicznej lub tradycyjnej).
3.4. Nie przyjmujemy zgłoszeń anonimowych.
3.5. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń potwierdza otrzymanie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu.
3.6. Jeżeli zgłoszenia dokonano telefonicznie lub osobiście, to osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń dokumentuje dokładny przebieg rozmowy za pomocą protokołu. Możesz dokonać sprawdzenia protokołu, wnieść do niego poprawki i zatwierdzić jego ostateczną treść, podpisując go.
3.7. Gwarantujemy ci poufność zgłoszenia, jeżeli dokonałeś go w dobrej wierze. O tym, że dokonałeś wiarygodnego zgłoszenia będzie wiedzieć osoba, które je przyjęła, członkowie zarządu oraz inspektor ochrony danych osobowych, w zakresie, w jakim wykonuje swoje czynności kontrolne.
3.8. Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, w które według ciebie zamieszana jest osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, możesz dokonać zgłoszenia bezpośrednio do zarządu.



§ 4.Działania następcze i informacja zwrotna

4.1. Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie działań następczych i przekazanie informacji zwrotnej jest osoba, o której mowa w pkt 3.1 powyżej, lub członkowie zarządu.
4.2. [Weryfikacja tożsamości] Po przyjęciu zgłoszenia dokonanego telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń skontaktuje się z tobą w ciągu 7 dni innym środkiem niż ten, który wykorzystałeś do złożenia zgłoszenia w celu potwierdzenia, że zgłoszenie pochodzi rzeczywiście od ciebie i nikt się pod ciebie nie podszył. Przykładowo: jeżeli zgłosiłeś naruszenie telefonicznie, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń skontaktuje się z tobą osobiście lub mailowo.
4.3. [Weryfikacja prawdziwości] Po dokonaniu weryfikacji opisanej powyżej osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń przekazuje zgłoszenie wraz z całą zebraną dokumentacją zarządowi, który weryfikuje, czy informacje zawarte w zgłoszeniu są wiarygodne. Przebieg rozmów przeprowadzonych z pracownikami na potrzeby weryfikacji zgłoszenia zarząd lub członek zarządu dokumentuje protokołem, który sygnalista sprawdzi, wniesie ewentualne poprawki i potwierdzi podpisem. Weryfikacja powinna trwać nie dłużej niż 1 miesiąc, ale w sprawach skomplikowanych zarząd może ją wydłużyć do 3 miesięcy.
4.4. Jeżeli wiarygodność zgłoszenia nie zostanie potwierdzona, zarząd zamyka sprawę, dokumentację przekazuje osobie odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń w celu archiwizacji i uzupełnienia rejestru (zob. pkt 5).
4.5. Jeżeli wiarygodność zgłoszenia zostanie potwierdzona, zarząd podejmuje decyzję o zastosowaniu systemowych oraz indywidualnych środków zaradczych. Środki zaradcze mają na celu usunięcie skutków naruszenia prawa lub przeciwdziałanie jego naruszenia w przyszłości.
4.6. Proponowanymi systemowymi środkami zaradczymi mogą być w szczególności:
  4.6.1. przeprowadzenie odpowiednich szkoleń,
  4.6.2. przeprowadzenie zmiany regulaminów lub zarządzeń obowiązujących u pracodawcy,
  4.6.3. przeprowadzenie zmiany w strukturze organizacyjnej lub w organizacji procesu.
4.7. Proponowanymi indywidualnymi środkami zaradczymi mogą być w szczególności:
  4.7.1. zastosowanie kar porządkowych,
  4.7.2. wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę lub innej umowy pomiędzy osobą, która dokonała naruszenia, a pracodawcą,
  4.7.3. złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa,
4.8. Jeżeli zgłoszenie dotyczy członka zarządu, to osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń przekazuje sprawę pozostałym członkom zarządu. Członkowie zarządu, którym przekazano informację o zgłoszeniu, w terminie 7 dni od przekazania zgłoszenia informują Przewodniczącego Rady Nadzorczej, a ten decyduje o dalszych krokach.
4.9. Jeżeli wskazałeś adres do kontaktu (zob. pkt 3.3 tego dokumentu), to w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia dostaniesz od osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń informację, w której opiszemy, jakie działania podjęliśmy w związku z twoim zgłoszeniem (informacja zwrotna).



§ 5.Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

5.1. Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych (dalej oznaczany jako „rejestr”).
5.2. W rejestrze odnotowuje się:
  5.2.1. numer zgłoszenia;
  5.2.2. przedmiot naruszenia;
  5.2.3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
  5.2.4. adres do kontaktu sygnalisty;
  5.2.5. datę dokonania zgłoszenia;
  5.2.6. informację o podjętych działaniach następczych;
  5.2.7. datę zakończenia sprawy.
5.3. Rejestr prowadzony jest w postaci elektronicznej.
5.4. Rejestr jest informacją poufną i stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Wgląd do rejestru oprócz osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń mają tylko członkowie zarządu oraz inspektor ochrony danych osobowych, w zakresie, w jakim wykonuje swoje czynności kontrolne.
5.5. Rekordy w rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń usuwa dane lub trwale je anonimizuje.



§ 6. Wejście w życie, reguła zmiany i postanowienia końcowe

6.1. Ten dokument wchodzi w życie po 7 dniach od jego ogłoszenia za pomocą firmowej poczty elektronicznej.
6.2. Ten dokument może zostać zmieniony przez pracodawcę po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami pracowników.
6.3. W sprawach nieuregulowanych w tym dokumencie stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.


Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń:
Elżbieta Mróz
e-mail: [email protected]
tel. +48 667 406 644